Erklärung · Auditpraxis
Wie Audits ablaufen – und wie man sich vorbereitet.
Die meisten Feststellungen entstehen nicht, weil etwas fehlt, sondern weil es im Termin nicht auffindbar ist. Wer den Ablauf kennt, verliert diesen Vorteil nicht.
Ein Audit ist eine Stichprobe. Der Auditor kann in wenigen Tagen unmöglich alles prüfen und wählt deshalb aus – anhand des Risikos, der Vorgeschichte und dessen, was ihm im Gespräch auffällt. Diese Auswahllogik zu verstehen, ist mehr wert als jede Checkliste.
Geprüft wird immer an Nachweisen. Die Frage lautet selten „haben Sie einen Prozess“, sondern „zeigen Sie mir den letzten Fall“. Was sich dann nicht innerhalb weniger Minuten zeigen lässt, gilt praktisch als nicht vorhanden.
Die Arten und was sie unterscheidet
| Art | Wer prüft | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| Internes Audit | Eigene, geschulte und unabhängige Person | Ehrlichkeit. Ein internes Audit ohne Feststellungen ist für den Zertifizierer ein Warnsignal, kein Gütesiegel. |
| Zertifizierungsaudit | Akkreditierte Zertifizierungsstelle, in zwei Stufen | Stufe 1 prüft die Bereitschaft und die Dokumentation, Stufe 2 die gelebte Wirksamkeit vor Ort. |
| Überwachungsaudit | Dieselbe Stelle, jährlich zwischen den Zertifizierungen | Kürzer, mit Schwerpunkt auf Veränderungen, offenen Massnahmen und Reklamationen. |
| Rezertifizierung | Dieselbe Stelle, alle drei Jahre | Betrachtet den gesamten Zyklus, einschliesslich der Entwicklung über die drei Jahre. |
| Kundenaudit | Ihr Kunde oder ein von ihm beauftragter Prüfer | Fokussiert auf den Vertrag und die gelieferte Leistung, oft mit eigener Checkliste des Kunden. |
| Lieferantenaudit | Sie bei Ihrem Lieferanten | Die Rolle wechselt. Hier gelten dieselben Regeln, nur umgekehrt – inklusive Qualifikation der prüfenden Person. |
| Behördeninspektion | Aufsichtsbehörde, teils unangekündigt | Kein Beratungsgespräch. Was nicht vorliegt, wird protokolliert, nicht diskutiert. |
Der typische Ablauf eines Zertifizierungsaudits
- AuditplanVorab: Welche Bereiche, welche Zeiten, welche Ansprechpartner.Prüfen Sie den Plan und melden Sie Abwesenheiten früh. Eine fehlende Schlüsselperson kostet einen halben Tag.
- EröffnungsgesprächVorstellung, Bestätigung des Plans, Klärung der Rahmenbedingungen.Hier fällt der erste Eindruck. Wer den eigenen Geltungsbereich nicht sauber beschreiben kann, wird genauer geprüft.
- Prüfung vor OrtGespräche, Einsicht in Aufzeichnungen, Beobachtung von Tätigkeiten.Der Auditor folgt Spuren. Eine Antwort erzeugt die nächste Frage – deshalb keine Themen aufreissen, die nicht gefragt waren.
- ZwischenstandMeist täglich eine kurze Rückmeldung.Nutzen Sie sie. Ein Missverständnis lässt sich am selben Tag ausräumen, im Bericht nicht mehr.
- AbschlussgesprächDarstellung der Feststellungen nach Schweregrad.Widerspruch ist möglich, aber nur mit Nachweis. Diskussion ohne Beleg verschlechtert die Lage.
- MassnahmenKorrekturen mit Ursachenanalyse, Frist und Wirksamkeitsnachweis.Bei Hauptabweichungen entscheidet die Umsetzung über das Zertifikat, nicht das Versprechen.
Was Auditoren stichprobenartig ziehen
Diese fünf Griffe kommen in fast jedem Audit vor, unabhängig von der Norm.
- Der jüngste Fall: die letzte Reklamation, die letzte Abweichung, der letzte neue Lieferant.
- Der älteste offene Punkt: eine Massnahme, deren Frist überschritten ist.
- Der Widerspruch: eine Regelung im Handbuch, die im Gespräch anders beschrieben wird.
- Das Datum: eine Freigabe, die nach der ersten Lieferung erteilt wurde.
- Die Lücke: ein Zertifikat, dessen Geltungsbereich den gelieferten Standort nicht abdeckt.
Vorbereitung je Art
| Art | Vorbereitung | Häufigster Fehler |
|---|---|---|
| Zertifizierungsaudit | Nachweise der letzten zwölf Monate greifbar, offene Massnahmen abgeschlossen oder mit Termin versehen | Kurz vor dem Termin Dokumente erzeugen, die rückdatiert wirken. |
| Überwachungsaudit | Veränderungen seit dem letzten Audit zusammenstellen, Reklamationen und interne Audits bereithalten | Annehmen, es werde nur wiederholt, was letztes Mal geprüft wurde. |
| Kundenaudit | Vertrag und Spezifikationen kennen, Ansprechpartner aus Qualität und Technik einplanen | Den Kunden mit Präsentationen empfangen statt mit Nachweisen. |
| Behördeninspektion | Zuständigkeiten und Auskunftsberechtigte vorher festlegen, Unterlagen aktuell halten | Improvisieren. Bei unangekündigten Prüfungen entscheidet die Vorbereitung von gestern. |
| Internes Audit | Auditprogramm risikobasiert planen, Auditoren schulen und Unabhängigkeit sicherstellen | Die eigene Abteilung auditieren lassen und keine Feststellungen finden. |
Der wirksamste Vorbereitungsschritt kostet nichts: Gehen Sie eine Woche vorher fünf Stichproben selbst durch, so wie ein Auditor sie ziehen würde. Was Sie dabei nicht finden, findet er auch nicht – aber er wird danach fragen.
Die Feststellungen und ihr Gewicht
- Hauptabweichung
- Eine Anforderung ist nicht erfüllt oder das System versagt an einer Stelle systematisch. Ohne wirksame Korrektur wird kein Zertifikat erteilt oder aufrechterhalten.
- Nebenabweichung
- Ein Einzelfall oder eine kleinere Lücke. Das Zertifikat wird erteilt, die Korrektur wird nachverfolgt.
- Hinweis oder Verbesserungspotenzial
- Keine Abweichung, sondern eine Beobachtung. Wer sie ignoriert, findet sie im nächsten Audit als Abweichung wieder.
- Ursachenanalyse
- Bei jeder Abweichung verlangt: nicht was passiert ist, sondern warum es passieren konnte. Eine Korrektur ohne Ursache wiederholt sich.
Die Vorbereitung, die während des Jahres entsteht
Wenn Nachweise, Fristen und Massnahmen laufend geführt werden, ist der Auditbericht ein Export statt einer Nachtschicht. Genau dafür ist SCRM gebaut.
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