Grundlagen · Stammdaten, Dokumente, Zuständigkeit
Die meisten Lieferantenlisten sind nicht falsch. Sie sind veraltet.
Lieferantenverwaltung ist die unspektakuläre Grundlage von allem anderen: Wer liefert was, wer ist zuständig, welche Unterlagen liegen vor und seit wann.
Bevor bewertet, überwacht oder auditiert werden kann, muss es einen sauberen Datensatz geben. Genau daran scheitert es in den meisten Unternehmen – nicht am Verfahren, sondern an der Grundlage. Die Liste existiert, aber sie ist über Jahre gewachsen, enthält Dubletten, ausgeschiedene Ansprechpartner und Firmen, die es unter diesem Namen nicht mehr gibt.
Der Grund ist strukturell: Ein Lieferant wird angelegt, wenn er zum ersten Mal gebraucht wird, und danach kümmert sich niemand mehr um ihn, solange er liefert. Ohne festgelegte Zuständigkeit und ohne Anlass zur Pflege veraltet jeder Bestand.
Was in einen Lieferantendatensatz gehört
- Identität: genaue Firmierung, Rechtsform, Registernummer, Sitz und Leistungsstandorte.
- Beziehung: was wird bezogen, seit wann, mit welchem Vertrag und welcher Kritikalität.
- Zuständigkeit: wer im eigenen Haus verantwortet diesen Lieferanten.
- Kontakte: fachlich, kaufmännisch und für den Notfall – mit Prüfdatum.
- Unterlagen: Verträge, Zertifikate, Erklärungen, jeweils mit Gültigkeit.
- Verlauf: Bewertungen, Vorfälle, Änderungen mit Datum und Urheber.
Was einen Bestand aktuell hält
- Eine Quelle
- Ein Datensatz je Lieferant, auf den alle Fachbereiche schauen – nicht drei Listen.
- Pflichtfelder
- Wenige, aber verbindlich; ein Feld ohne Pflicht bleibt leer.
- Anlässe
- Änderungen, Ablaufdaten und Zyklen erzeugen Aufgaben statt guter Vorsätze.
- Selbstpflege
- Der Lieferant pflegt, was nur er weiss – Adressen, Kontakte, Zertifikate.
- Ausscheiden
- Inaktive Lieferanten kennzeichnen statt löschen; die Historie wird gebraucht.
Wie SCRM das abbildet
Ein Datensatz, mehrere Sichten
Qualität, Informationssicherheit und Einkauf sehen dieselben Daten in ihrer Perspektive.
Geprüft und ungeprüft getrennt
Der Unterschied zwischen abgetippt und verifiziert bleibt erkennbar.
Pflege beim Lieferanten
Selbstauskunft über den kostenfreien Zugang, statt per Mail nachzufassen.
Lückenlose Historie
Was wann geändert wurde und von wem – die Grundlage jedes Nachweises.
Häufige Fragen
Reicht dafür nicht das ERP?
Das ERP führt Kreditoren für die Buchhaltung. Was fehlt, sind Kritikalität, Nachweise mit Ablauf, Bewertungen und der Verlauf. Beides gehört verbunden, ist aber nicht dasselbe.
Wie räumt man einen gewachsenen Bestand auf?
Nicht auf einmal. Sinnvoll ist, mit den kritischen Lieferanten zu beginnen und den Rest über den normalen Betrieb nachzuziehen – bei der nächsten Bestellung, beim nächsten Zertifikat.
Wie viele Pflichtfelder sind sinnvoll?
So wenige, dass sie tatsächlich ausgefüllt werden. Zehn gepflegte Felder sind mehr wert als vierzig leere.