Kernthema · Nachweise, Zertifikate, Audits
Lieferanten-Compliance ist die Frage, ob Sie es beweisen können.
Die Frage im Audit lautet selten, ob Ihre Lieferanten sauber arbeiten. Sie lautet, womit Sie belegen, dass Sie das geprüft haben – mit Datum, Grundlage und verantwortlicher Person.
Lieferanten-Compliance bezeichnet die Pflicht, die Anforderungen an Ihre Lieferanten festzulegen, ihre Einhaltung zu überprüfen und beides nachweisbar zu dokumentieren. Der Unterschied zum Einkauf ist der Blickwinkel: Der Einkauf fragt nach Preis, Termin und Menge. Compliance fragt, ob Zertifikate gültig sind, ob Selbstauskünfte vorliegen und ob Abweichungen behandelt wurden.
Zuständig ist deshalb selten die Beschaffung. Es sind Qualitätsmanagement, Informationssicherheit, Compliance und die Geschäftsleitung – Rollen, die alle auf dieselben Lieferanten schauen, aber mit unterschiedlichen Fragen und, in den meisten Unternehmen, mit unterschiedlichen Listen.
Woran Prüfungen scheitern
- Der Nachweis existiert, aber niemand findet ihn in der geforderten Frist.
- Das Zertifikat liegt vor, ist aber seit vier Monaten abgelaufen.
- Die Bewertung wurde durchgeführt, die Kriterien dafür sind nirgends festgehalten.
- Eine Abweichung wurde besprochen, aber die Massnahme ist nicht dokumentiert.
- Die zuständige Person hat gewechselt und das Wissen ist mitgegangen.
Was Lieferanten-Compliance umfasst
- Anforderung
- Festlegen, was ein Lieferant erfüllen muss – abgestuft nach Kritikalität, nicht pauschal für alle.
- Erhebung
- Selbstauskünfte, Zertifikate und Erklärungen einholen und strukturiert ablegen.
- Prüfung
- Angaben verifizieren statt entgegennehmen: Aussteller, Gültigkeit, Geltungsbereich.
- Überwachung
- Ablaufdaten und Wiederholungszyklen automatisch verfolgen.
- Abweichung
- Feststellungen mit Massnahme, Verantwortlichem und Frist bis zum Abschluss führen.
- Nachweis
- Historie mit Zeitstempel, aus der hervorgeht, was wann auf welcher Grundlage entschieden wurde.
Wie SCRM das abbildet
Nachweisakte je Lieferant
Jedes Dokument mit Aussteller, Ausstellungs- und Ablaufdatum, sichtbar für die Rollen, die es brauchen.
Prüfstatus statt Ablage
Ein Dokument ist geprüft oder nicht. Der Unterschied ist im Audit entscheidend und wird festgehalten.
Fristen, die sich selbst melden
Ablauf und Wiederholung erzeugen Aufgaben mit Namen und Datum.
Auditexport
Ein Bericht über den geprüften Bestand, erzeugt in Sekunden statt in Tagen.
Häufige Fragen
Ist das nicht Aufgabe des Einkaufs?
Der Einkauf sammelt die Dokumente oft ein, verantwortet aber selten die Prüfung. Die Beurteilung, ob ein Nachweis ausreicht, gehört zur Fachstelle – Qualität, Informationssicherheit oder Compliance. Genau deshalb braucht es eine gemeinsame Datenbasis statt paralleler Listen.
Wie viele Nachweise sind sinnvoll?
So viele, wie Sie tatsächlich prüfen können. Ein vollständig geprüfter Bestand von 40 kritischen Lieferanten ist im Audit mehr wert als 300 ungeprüfte Dokumente.
Was, wenn ein Lieferant nicht antwortet?
Auch das ist ein Ergebnis, das dokumentiert gehört. Nachfassen, Frist setzen, Konsequenz festlegen – die Kette der Versuche ist Teil des Nachweises.