Selbstpflege · Nachweise · Aktualität
Ihr Lieferant kennt sein Zertifikat besser als Sie.
Trotzdem verbringen Compliance-Stellen einen erheblichen Teil ihrer Zeit damit, ihm hinterherzuschreiben. Ein Portal dreht die Richtung um.
In der üblichen Arbeitsweise fordert das beschaffende Unternehmen Unterlagen an, der Lieferant antwortet per E-Mail, jemand lädt die Datei herunter, benennt sie um und legt sie ab. Bei fünfzig Lieferanten und zwei Nachweisen je Lieferant sind das hundert Vorgänge pro Zyklus, die vollständig von Hand laufen.
Ein Lieferantenzugang kehrt das um: Der Lieferant hinterlegt seine Angaben selbst, sieht seine eigenen Ablaufdaten und wird automatisch erinnert. Das spart nicht nur Zeit – es verbessert die Datenqualität, weil die Information dort eingegeben wird, wo sie entsteht.
Was sich damit erledigt
- Das dritte Erinnerungsmail wegen eines Zertifikats, das längst erneuert wurde.
- Dateien in einem Postfach, auf das nur eine Person Zugriff hat.
- Veraltete Ansprechpartner, weil niemand den Wechsel gemeldet hat.
- Doppelte Anfragen aus Qualität und Informationssicherheit an denselben Lieferanten.
Was ein brauchbares Portal leistet
- Zugang ohne Hürde
- Einladung per Link, kein Beschaffungsprojekt auf Lieferantenseite.
- Sichtbare Fristen
- Der Lieferant sieht selbst, was abläuft, und handelt vorher.
- Strukturierte Eingabe
- Felder statt Freitext, damit die Angaben auswertbar bleiben.
- Prüfschritt
- Was eingereicht wird, ist eingereicht – nicht automatisch akzeptiert.
- Nachvollziehbarkeit
- Wer hat wann was eingestellt, mit Protokoll auf beiden Seiten.
Wie SCRM das abbildet
Kostenfreier Lieferantenzugang
Ihre Lieferanten zahlen nichts – die Zahl der Zugänge beeinflusst Ihren Preis nicht.
Anforderung als Vorgang
Was fehlt, ist sichtbar, mit Frist und Verantwortlichem auf Ihrer Seite.
Freigabe durch Sie
Eingereichte Nachweise werden geprüft, bevor sie als gültig gelten.
Eine Anfrage für alle Fachbereiche
Qualität, IT und Einkauf fragen gemeinsam statt dreimal.
Häufige Fragen
Machen Lieferanten das mit?
Erfahrungsgemäss ja, sobald der Aufwand geringer ist als das Beantworten von Einzelmails. Wichtig ist ein Zugang ohne Installationsaufwand und ohne Kosten für den Lieferanten.
Was ist mit kleinen Lieferanten ohne IT-Abteilung?
Für die ist ein Portal meist die Erleichterung, nicht die Hürde – vorausgesetzt, es funktioniert im Browser und verlangt keine Schulung.
Bleibt die Verantwortung beim Lieferanten?
Nein. Die Beurteilung, ob ein Nachweis ausreicht, bleibt bei Ihnen. Das Portal verlagert die Eingabe, nicht die Verantwortung.